Support: Kvalitetssäkring artikelinformation

Här får du svar på de vanligaste frågorna om vad som gäller vid kvalitetssäkring av artikelinformation.

En marknadsbild som redan är publicerad och publik med upplösning på max 400*400 pixlar per produkt kommer att visas i GS1 Sweden ProductSearch. Om produkten saknar marknadsbild kommer planogrambild med framsida av produkten att visas. Om sådan planogrambild saknas finns det prioritering för alternativa planogrambilder att visa så att så manga produkter har en medföljande bild. Om produkten saknar bild helt och hållet kommer produktinformationen visas utan någon bild. 

Så beställer du kvalitetssäkring av artikelinformation

Kvalitetssäkring av artikelinformation innebär att en specialist manuellt jämför digital artikelinformation med ett fysiskt varuprov, en prototyp eller ett tryckoriginal. Manuell kontroll är enda sättet att ta reda på om ifyllda uppgifter är korrekta och följer GS1:s standard för artikelinformation.

Så går det till

  1. Du har ett Validoo-konto och avtal för leverantörstjänsten Validoo Supplier.
  2. Du beställer kvalitetssäkring som inloggad i Validoo.
  3. Du skickar in ditt varuprov till adressen som står på följesedeln inom fem arbetsdagar.
  4. Validoo säkerställer att 70 termer i artikelinformationen för det inskickade varuprovet följer kvalitetssäkringsreglerna baserade på GS1-standard för artikelinformation.

Komma igång med kvalitetssäkring av artikelinformation

  1. Gå in i systemtjänsten du valt för att fylla i och skicka artikelinformation.
  2. Gå in i Validoo och beställ en kvalitetssäkring av artikelinformation.
  3. Om du har valt en varuprovstyp som innebär att du ska skicka in ett fysiskt varuprov, skriv ut en följesedel och skicka varuprovet och följesedeln till vår varumottagning (adressen står på följesedeln).

När kvalitetssäkringen är klar får du bekräftelse via mejl.

Resultat inom 24 timmar

Om du vill att det ska gå extra snabbt kan du använda vår bråttomservice Kvalitetssäkring Express när du lägger din order. Denna tilläggstjänst innebär att du får ditt resultat inom 24 timmar från det att vi har mottagit din bokning och de varuprov som behövs.

Om du har en produkt med status ”Åtgärd behövs” kan du i vissa fall behöva göra en ny bokning och skicka in eller ladda upp ett nytt varuprov. Då kan du välja ifall du vill ha Kvalitetssäkring Express (och betala en ny Kvalitetssäkring Express-avgift) eller om du vill att bokningen ska behandlas som vanligt.

Pris
Du betalar en extra avgift för varje kvalitetssäkring med Express utöver den normala kvalitetssäkringsavgiften. Avgiften täcker Validoos merkostnader för att hålla isär Express-produkterna från vår vanliga kö och hantera dessa produkter extra snabbt. Se aktuell prislista på produktsidan för kvalitetssäkring.

Beställning
Du beställer enkelt genom att markera kryssrutan för Express när du är inloggad i Validoo och ska beställa kvalitetssäkring av artikelinformation. Varuprover och beställningar som ankommer kvällar, nätter och helger mottas nästkommande vardag.

Om kvalitetssäkringen har visat att du behöver vidta åtgärder kan du läsa i systemet hur du går vidare. Du kan behöva antingen rätta artikelinformationen eller skicka in ett nytt varuprov eller både och, beroende på vilken/vilka typ av fel som hittats.

Om du behöver rätta artikelinformationen så börja med det. Publicera sedan den uppdaterade artikelinformationen och välj ”Korrigering” som Dokumentfunktion (T0153). Kontrollera sen om status på artikeln har ändrats. Om statusen fortfarande är att det behövs åtgärd kontrollerar du vad mer du behöver göra. Om du behöver skicka in eller ladda upp ett nytt varuprov så lägger du en ny bokning och följer instruktionerna. När nytt varuprov har kommit till Validoo hamnar det i kösystemet igen och du får ett resultat inom fem arbetsdagar.

Du som har gjort bokningen får en notifiering via e-post när kvalitetssäkringen är klar. Du loggar in i Validoo och ser din status under fliken ”Mina Produkter”. Klicka på statusen för att se en detaljerad lista över alla parametrar som har kvalitetssäkrats.

Om produkten har fått en godkänd status kommer eventuellt fysiskt varuprov i första hand att skänkas till välgörenhet om du inte har valt att det ska destrueras när du bokade.

Om du vill ha dina fysiska varuprov i retur behöver du skicka med en retursedel med förbetald retur via Posten företagspaket eller annan transport- eller budfirma. Kyl- och frysvaror returneras ej.

Om produkten däremot inte har fått en godkänd status sparas varuprovet i 14 dagar.

 

Din köpare behöver få information om nya produkter tidigt i lanseringsprocessen för att påbörja det interna arbetet. Kvalitetssäkringen är en del i deras utvärdering om produkten ska tas med i sortimentet eller inte.

Normalt behöver köpare den kvalitetssäkrade artikelinformationen senast sex veckor innan produkten ska lanseras, men det kan skilja sig beroende på köpare och sortiment. Titta i ECR tidsfönster eller kontakta din köpare och fråga. Tänk på att kvalitetssäkringsprocessen kan ta flera veckor att göra klar om det behövs åtgärder, och det är därför bra att boka kvalitetssäkring så fort som möjligt efter att artikelinformationen är färdig.

Validoo har ett kösystem där vi kvalitetssäkrar alla bokningar i den ordning de inkommer.

När ett varuprov antingen laddas upp digitalt i Validoo, eller inkommer fysiskt till oss, kontrolleras att det är möjligt att använda för kvalitetssäkringen. Om det är skadat, ofullständigt eller på annat sätt inte går att använda, får du en notifiering om detta via e-post. Från att varuprovet är godkänt kan det ta upp till fem arbetsdagar innan du får ett kvalitetssäkringsresultat.

Validoo kvalitetssäkrar ifylld artikelinformation och streckkoder mot ett varuprov (fysiskt eller digitalt) enligt en uppsättning kvalitetssäkringsregler, som har tagits fram med hjälp av Validoos referensgrupper. Reglerna baseras på GS1:s standarder och regelverk.

Många parametrar, exempelvis ingrediensförteckning, kvalitetssäkras utifrån 1:1-principen dvs att det ifyllda värdet ska överensstämma exakt med det som finns angivet på varuprovet. För andra termer kan det finnas en regel av typen ”om det finns x angivet på förpackningen ska också x vara ifyllt i artikelinformationen”.
Validoo kan således hjälpa dig att se till att allt som ska vara ifyllt i artikelinformationen verkligen är det, samt att det är ifyllt korrekt.

Validoo mäter också fysiska varuprov för att säkerställa att det ifyllda värdet överensstämmer med varuprovet inom en viss tolerans.

Läs i Kvalitetssäkringsregler för att se exakt vilka parametrar som kvalitetssäkras och hur det går till.

Det är viktigt att produkterna kommer till Validoo i fint skick. Om en etikett har blivit skadad i transporten och streckkoden inte kan avläsas så kommer kvalitetssäkringen inte bli godkänd. Om produkten har blivit mosad kommer måtten i artikelinformationen kanske inte stämma. Packa därför in dina varuprover ordentligt.

För att Validoo ska kunna para ihop ett varuprov med din bokning är det viktigt att följesedeln som du får när du bekräftar bokningen skrivs ut och skickas med varuprovet. Om du har missat att skriva ut följesedeln vid bokningen kan du göra det i efterhand om du går in på fliken ”Bokningshistorik”.

Tänk också på att:

  • Om du packar ditt varuprov i någon form av transportemballage så tänk på att märka det yttersta emballaget med ditt företagsnamn och GLN (som står på följesedeln)
  • Om något av varuproven som ska kvalitetssäkras (ytterförpackning och/eller konsumentförpackning) saknar streckkod så behöver du märka dem med det GTIN som är angivet i artikelinformationen
  • Om varuprovet saknar följesedel, eller om följesedeln inte stämmer överens med varuprovet, kan det ta längre tid innan kvalitetssäkringen kan påbörjas.
  • Skicka varuprovet med leverans fram till porten hos Validoo, till exempel med företagspaket eller bud. Validoo har inte möjlighet att hämta ut paket på ett utlämningsställe.
  • Kyl- och frysvaror bör transporteras med kyld transport om det finns risk att måtten ändras under transporten, eller att förpackningen på annat sätt förstörs. Validoo kan tyvärr inte returnera kyl- och frysvaror eftersom kvalitetssäkringen utförs i rumstemperatur och vi inte heller i övrigt kan garantera obruten kylkedja.

Det är du och din köpare som kommer överens om vilka nivåer i din artikelhierarki som behöver kvalitetssäkras. Validoo kvalitetssäkrar de nivåer som du bokar. Fysiska varuprov som väger mer än 15 kg kan inte tas emot, och därför går det inte att boka kvalitetssäkring av mått för till exempel en pall.

Livsmedel som saknar svensk märkning kan inte heller kvalitetssäkras eftersom reglerna utgår från artikelinformation för den svenska marknaden.

Generellt är det bra att kvalitetssäkra den beställningsbara nivån i artikelhierarkin och alla nivåer därunder. Exempel: du levererar kartonger med saft till dina köpare, och varje kartong innehåller ett antal tre-pack med saft. För fullständig kvalitetssäkring av artikelinformationen behöver du lägga order på kartongen (förutsatt att den inte väger över 15 kg), tre-packet och konsumentförpackningen.

  1. För att beställa kvalitetssäkring behöver du leverantörsavtalet Validoo Supplier
  2. Innan du beställer måste du ha skickat artikelinformation genom Validoo i systemet som du valt för att fylla i informationen.
  3. Logga in i Validoo och och gå till ”Mina Produkter” i vänstermenyn. Klicka på ”Boka” för varje produkt som du vill beställa. Gå sen till Varukorgen för att bekräfta din bokning.