Innehåll
- Om startkitet
- Datakvalitet som konkurrensfördel
- Kundcase – Orkla Foods Sverige
- Mall: Lanseringsprocess via Validoo – generell
- Mall: Lanseringsprocess via Validoo – större FMCG-företag
- Mall: Revideringsvecka (Exempel)
- Mall: Validoo Scorecard
- Mall: Månadsuppföljning för respektive roll
Om startkitet
Vill du arbeta internt med att förbättra produktdatakvalitet och resultatet av dina manuella kontroller av produktinformation i Validoo?
För att öka kundtillit och antal köp, behöver du ta kontroll över din digitala produktinformation och med bra metoder och verktyg, behöver det faktiskt inte vara så komplext eller svårt.
Idén med det här guiden är att erbjuda ett startkit med rekommendationer och färdiga mallar som förenklar det interna arbetet med att nå kvalitetsmål vid lanseringar. Kitet innehåller även verktyget Validoo Scorecard, som används för att öka andelen godkända fält i artikelinformationen.
Mallar och rekommendationer är framtagna och testade av Orkla Foods Sverige i samarbete med GS1 Sweden/Validoo och ECR Sverige. Använd och justera så att de passar just din verksamhet.
Datakvalitet som konkurrensfördel
Många moment ska stämma för att en produkt ska vara framgångsrik på dagligvarumarknaden. I sälj- och marknadsföringsstrategin, finns en ofta outnyttjad konkurrensfördel som påverkar både lönsamhet och kundförtroende.
Datakvalitet kopplat till lönsamhet
Bristfällig produktdatakvalitet i butik och online resulterar ofta i att kunder och konsumenter inte väljer produkten i fråga. Värdet av bra datakvalitet mäts ofta i mjuka variabler som kund- och konsumentförtroende, men kan också räknas hem i kronor och ören.
Värdet av korrekt masterdata
Det finns en stark korrelation mellan datakvalitet och bättre lönsamhet för svenska leverantörsföretag inom dagligvarubranschen. Korrekt masterdata innebär årligen flera miljarder kronor i omsättningsökning och kostnadsbesparingar.
Nyttan för svenska leverantörer
- Genererar 2,5 miljarder kr (1-3 %) i ökade intäkter för branschens leverantörer.
- Sparar 1,5 miljarder kr (2–5 %) i minskade kostnader för branschens leverantörer.
Källa: Accenture, GS1 value proposition for FMCG suppliers, 2016.
Kundcase Orkla Foods Sverige
Så skapades bättre datakvalitet
Med hjälp av ett internt arbete kring datakvalitet och Validoo, lyckades Orkla Foods Sverige under tre år öka sitt kundförtroende samtidigt som de sparade tid och pengar. Här kan du ta del av deras resultat och bästa tips för att lyckas med ett sådant arbete.
Bakgrunden
Orkla Foods Sverige startade under 2014 ett internt arbete i syfte att höja sin produktdatakvalitet och göra den till en konkurrensfördel. För att säkra kvalitet på sin artikelinformation, använde de Validoos tjänster, som i nästa steg levererade information till Orklas olika informationsytor.
Exempel på informationsytor med produktdata från Validoo:
Inom företaget fanns stora mängder produktdata som inte användes optimalt. Orkla Foods Sverige startade ett projekt för att uppnå bättre datakvalitet på artikelinformation och högre andel godkända kvalitetssäkringar i Validoo Q-lab.
Företaget såg att det fanns många vinster att göra genom att samarbeta internt och lyfta status kring datakvalitet. Här får du reda på hur den interna processen skapades steg-för-steg.
Steg-för-steg vid lansering
Steg 1: Kartlägg behov och involvera interna resurser
Orkla Foods Sverige anställde en universitetsutbildad projektledare på heltid för att projektleda implementering av en intern process för bättre datakvalitet.
Projektledaren började med att bilda en projektgrupp med interna representanter från sälj, marknad och innovation, för att förstå de olika behoven. Parallellt lyssnade man även in kundernas önskemål.
Projektgruppen skapade en gemensam syn på värdet av korrekt information och nyttan av Validoos tjänster kopplat till datakvalitet.
Steg 2: Skapa tidplan och ansvarsområden
När behoven var kartlagda, hade projektledaren en klar bild över vilka åtgärder som behövde sättas in inför varje lanseringsfönster.
Projektgruppen skapade en tidplan och definierade ansvarsområden för respektive roll som skulle bidra med produktinformation vid lanseringar.
Steg 3: Nå samsyn på värdet av korrekt produktdata
Det var viktigt att tidigt i processen tydliggöra för alla i organisationen som jobbar med artikelinformation varför informationen måste var 100 % korrekt enligt Retailerns/kundens krav och vad produktdatan används till – det hjälpte varje person att se helheten och att varje bidrag är viktigt.
Projektgruppen jobbade med en attitydförändring internt inom organisationen genom att lyfta fram Validoos tjänster som ett verktyg och en hjälp i att kvalitetssäkra produktdata.
Steg 4. Använd Validoo Scorecard
Med statistik från Validoo Q-lab , kunde projektledaren månadsvis följa upp resultatet med hjälp av verktyget Validoo Scorecard. Här fyllde de i och bevakade:
Procentandel GTIN-regler med flest OK (godkända resultat i Validoo Q-lab)
Procentandel GTIN-regler med flest NOK (ej godkända resultat i Validoo Q-lab)
Genom att använda Validoo Scorecard kunde ansvariga produktchefer, förpackningsutvecklare och produktutvecklare ta del av visuella rapporter som kommunicerade problemområden (NOK).
Insikterna ledde till att åtgärder sattes in där de vanligaste felaktigheterna låg. Resultatet delades även till andra viktiga roller inom företaget för att skapa en bättre förståelse.
Resultatet: Mål, uppföljning och samarbete – en lönsam kombination
På bara tre år har Orkla Foods Sverige implementerat ett nytt arbetssätt som involverar många olika roller och avdelningar.
De har också åstadkommit betydande tid- och kostnadsbesparingar samt lyckats höja antalet lyckade ”first-pass” – kvalitetssäkringar som godkänns på första försöket med hela 10 %.
Ökad lönsamhet
- Procentantalet ”first-pass” (godkända kvalitetssäkringar på första försöket) ökade från 64 % till 74 % sedan projektets start.
- En heltidstjänst har sparats in. Vid projektstart jobbade projektledaren heltid med implementering av den interna processen. Idag är processen en del av Orklas löpande arbetssätt och projektledaren ägnar nu bara 20 % av sin arbetstid på artikelinformationsrelaterade uppgifter och Validoo.
- Kostnadsbesparingar för extra kvalitetssäkringar. Företaget har sparat kostnader för en andra kvalitetssäkring.
- Fler köp och kundförtroende. Kunder och konsumenter får korrekt information som hjälper dem ta viktiga köpbeslut.
Hög kvalitet på produktdata
- Regelbundna resultatuppföljningar av Validoo Q-lab via mätparametrarna i Validoo Scorecard.
- Arbetssättet är integrerat i den löpande verksamheten.
- Lanseringar alltid i tid. Genom att sätta deadline 1 vecka innan egentligt slutdatum, hinner man alltid i tid samt kan åtgärda om något oväntat uppstår.
- Större samsyn internt kring statusen på datakvalitet.
Tips till leverantörer
1.) Lyft status på arbetet med produktdata
Avsätt en kvalificerad och erfaren resurs med projektledarkompetens för att sätta igång det interna arbetet. Projektledaruppdraget handlar om att skapa mål, rutiner, samarbete och effektiva processer.
2.) Tillsätt en arbetsgrupp med nyckelfunktioner
Sätt samman en arbetsgrupp från olika avdelningar (t.ex. sälj, marknad och innovation) som driver igenom kvalitetsarbetet.
3.) Följ upp resultatet
Ha regelbundna möten där ni stämmer av åtgärder. Kommunicera sedan ut förbättringarna till alla som jobbar med artikelinformation.
4.) Gemensam syn på värdet av produktdata
Se till att alla i organisationen som jobbar med eller berörs av arbetet med artikelinformation förstår helheten och vad produktdatan används till, då blir vikten av korrekthet tydligare.
Lästips
Mer om hur Orkla Foods Sverige lyckades med sitt interna kvalitetsarbete kan du läsa om i den här artikeln.
Lanseringsprocess med hjälp av Validoo
Checklista inför lansering (generellt arbetsflöde)
Exemplet visar ett generellt arbetsflöde för leverantör som ska lansera ny produkt via Validoo samt som följer rekommendationerna för ECR Tidsfönster.
Checklista inför lansering
| Aktivitet | När | Uppgift som ingår |
|---|---|---|
| Avisera produkt | 15 veckor (innan lansering) | Avisera din produkt samt skicka in Artikelinformation till kund/mottagare via Validoo |
| Beställ kvalitetssäkring | 7-10 veckor (innan lansering) | 1.) Skicka komplett artikelinformation samt varuprov för kvalitetssäkring i Validoo Q-lab 2.) Skicka produktbilder till Validoo MediaStore 3.) I Validoo MediaStore- Hantera produktbilder i bildbanken (Se ledtider) 4.) I Validoo Q-lab – Kontrollera din digitala produktinformation (Se ledtider) |
| Produktinformation godkänd | 6 veckor (innan lansering) | Artikelinformation och bild är kontrollerad och godkänd. Säkerställ att senaste korrekt info når alla dina kunder/mottagare. |
Lanseringsprocess med hjälp av Validoo
Checklista inför lansering (större FMCG-företag)
Exemplet visar ett detaljerat arbetsflöde för nylanseringar i ett större FMCG-företag som följer rekommendationerna för ECR Tidsfönster. Steg och tidpunkter justeras efter din verksamhets behov.
file_downloadHämta mall i PowerPoint
| Aktivitet | Ansvarig | Deadline (Anpassas efter ECR Tidsfönster) |
|---|---|---|
| Mail angående aktuell lansering | Ansvarig artikelinformation | Vecka 20 |
| Förpacknings- och produktdata i affärssystem, PIM eller dyl* | PU och FU | Vecka 21 |
| Skapa artikelinformtion och skicka till kund | Ansvarig artikelinformation | Vecka 22 |
| Avisering till kund | Vecka 23 | |
| Komplett och godkänd artikelinformation i affärssystem, PIM eller dyl** | Produktutvecklare och Produktchef | Vecka 26 |
| Ta ut komplett Artikelinformation och skicka till Validoo och kund | Ansvarig artikelinformation | Vecka 27 |
| Säkerställ att bilder finns i nyhetsmappen | Produktchef | Vecka 28 |
| Mail angående deadline för kvalitetssäkring | Ansvarig artikelinformation | Vecka 28 |
| Lägg order och skicka protoyp till Validoo | Produktchef | Vecka 28 |
| Lägg order för bilder | Ansvarig artikelinformation | Vecka 29 |
| Deadline för kvalitetssäkrad information och bild | Vecka 35 | |
| Meddela sammanställning av resultat i Validoo till BM och KAM | Ansvarig artikelinformation | Vecka 35 |
| Mail ang. deadline för kvalitetssäkring | Ansvarig artikelinformation | Vecka 38 |
| Lägg order och skicka produktionsprov till Validoo | Produktchef | Vecka 38 |
| Deadline kvalitetssäkrat produktionsprov | Vecka 40 | |
| Meddela sammanställning av resultat i Validoo till BM och KAM | Ansvarig artikelinformation | Vecka 40 |
| Lansering | Vecka 41 |
| *Underlag till artikelinformation (VCD) | ** Underlag till komplett artikelinformation |
| Kompletta förpackningsuppgifter (Förpackningsutvecklare) | Ingrediensförteckning (Produktutvecklare) |
| Nettovikt (Produktutvecklare) | Näringsvärde (Produktutvecklare) |
| Märkning (Produktutvecklare) | Allergener (Produktutvecklare) |
| Hållbarhetsdagar (Produktutvecklare) | Produktbeskrivning (Produktchef) |
| Förvaringstemperatur (Produktutvecklare) |
Revideringsvecka (Exempel)
Mallen visar tidsperioder, uppgifter som ingår och ansvarsområden.
Validoo Scorecard
Verktyget Validoo Scorecard hjälper dig att öka andelen godkända informationsfält (OK) i Artikelinformationen. Mallen kan du använda i ditt interna arbete med uppföljningar gentemot kvalitetsmål. Mål, YTD (Year-to-date) och månadsuppföljning för respektive roll fyller du i löpande med hjälp av statistik från resultatrapporterna i Validoo Q-lab.
Exemplet nedan visar ett ifyllt Validoo Scorecard med parametrar som kan mätas.
thumb_down > 5% skillnad mot mål
thumb_up = > Mål
| T3796, Högsta temperatur värde | M0001, Streckkodens läsbarhet | T3362, Format för datummärkning | T0137, Förpacknings/kollityp | |
|---|---|---|---|---|
| Nuläge Branschsnitt | 89% | 87% | 93% | 95% |
| Mål – vårt företag | 85% | 90% | 92% | 93% |
| YTD – vårt företag | 85% | 90% | 91% | 90% |
| Maj-2018 | 84% | 89% | 89% | 93% |
| T3797, Lägsta temperatur värde | T0187, Typ av databärare | T4020, Artikelns bruttovikt | T4019, Artikelns höjd | |
|---|---|---|---|---|
| Nuläge Branschsnitt | 91 | 94% | 97% | 94% |
| Mål – vårt företag | 95% | 95% | 95% | 95% |
| YTD – vårt företag | 92% | 96% | 93% | 89% |
| Maj-2018 | 96% | 94% | 96% | 90% |
| T4018, Artikelns djup | T3337 Hyllkants/Kvittotext | T4017, Artikelns bredd | M0007, Streckkodens storlek | |
|---|---|---|---|---|
| Nuläge Branschsnitt | 95% | 94% | 96% | 100% |
| Mål – vårt företag | 96% | 97% | 96% | 96% |
| YTD – vårt företag | 91% | 97% | 92% | 98% |
| Maj-2018 | 97% | 98% | 93% | 99% |
Så fyller du i ditt Validoo Scorecard
1.) Definiera era mål för:
– Datakvalitet
– Vilka parametrar som ska mätas
– Hur ofta uppföljning ska ske
2.) Ta ut rapport ”Regel ID med flest fel” från Validoo Q-lab.
3.) Fyll i siffra för YTD och Månad.
Månadsuppföljning för respektive roll
Nedan visar månadsutfallet för informationsfält i Artikelinformationen som FMCG-företaget i exemplet ovan mäter med hjälp av Validoo Scorecard. Olika roller ansvarar för att sätta in extra insatser där målen inte nås.
thumb_down NOK (Ej godkänd)
thumb_up = OK (Godkänd)
| Business Manager | Produktutvecklare | Förpackningsutvecklare |
|---|---|---|
| Högsta temperatur | Streckkodens läsbarhet | Förpacknings/kollityp |
| Lägsta temperatur | Format för datummärkning | Artikelns bruttovikt |
| Ingrediensförteckning | Typ av databärare | Artikelns höjd |
| Innehållsnivå Allergen, kod | Artikelns djup | |
| Allergentyp Kod | Artikelns bredd | |
| Tillagningsstatus | Streckkodens storlek (ej basnivå) | |
| Näringsämnesmängd, värde | ||
| Måttenhet, näringsämne kod | ||
| Basmängd för näringsdeklaration |
Hör av dig!
I Validoo finns verktyg och rapporter som hjälper dig ta fram statistik och följa upp ditt arbete för bättre datakvalitet. Vi finns här och hjälper dig om du har frågor och funderingar.
question_answerSupport
headset_mic08-50 10 10 10
emailkundservice@gs1.se
Sorterad under: Datakvalitet
