Komma igång med kvalitetssäkring av artikelinformation

Komma igång med kvalitetssäkring av artikelinformation

1. Gå in i systemtjänsten du valt för att fylla i och skicka artikelinformation.
2. Gå in i Validoo och beställ en kvalitetssäkring av artikelinformation.
3. Om du har valt en varuprovstyp som innebär att du ska skicka in ett fysiskt varuprov, skriv ut en följesedel och skicka varuprovet och följesedeln till vår varumottagning (adressen står på följesedeln).

När kvalitetssäkringen är klar får du bekräftelse via mejl.

Resultat inom 24 timmar

Om du vill att det ska gå extra snabbt kan du använda vår bråttomservice Kvalitetssäkring Express när du lägger din order. Denna tilläggstjänst innebär att du får ditt resultat inom 24 timmar från det att vi har mottagit ditt varuprov och/eller digitalt tryckoriginal samt artikelinformation.

Det går bra att använda Kvalitetssäkring Express både när du skickar in för kvalitetssäkring första gången och vid eventuell om-order. Kvalitetssäkring Express följer i övrigt samma procedurer och regelverk som ordinarie kvalitetssäkring av artikelinformation och har ingen påverkan på ordinarie ledtider för användare av Kvalitetssäkring.

Om du får NOK (Ej Godkänd) på en eller flera av dina kvalitetssäkringar behöver du som vanligt lägga en omorder och då kan du välja ifall du vill ha Kvalitetssäkring Express (och betala en ny Kvalitetssäkring Express-avgift) eller om du vill att ordern ska behandlas som vanligt.

Pris
Du betalar en extra avgift för varje kvalitetssäkring med Express utöver den normala kvalitetssäkringsavgiften. Avgiften täcker Validoos merkostnader för att hålla isär Express-produkterna från vår vanliga kö och hantera dessa produkter extra snabbt. Se aktuell prislista på produktsidan för kvalitetssäkring.

Beställning
Du beställer enkelt genom att markera kryssrutan för Express när du är inloggad i Validoo och ska beställa kvalitetssäkring av artikelinformation. Varuprover och beställningar som ankommer kvällar, nätter och helger mottas nästkommande vardag.

Om du får ett eller flera fel vid kvalitetssäkringen kan du behöva antingen rätta artikelinformationen eller skicka in ett nytt varuprov eller både och, beroende på vilken/vilka typ av fel som hittats.

Du behöver då lägga en ny order (en s.k. om-order) så att Validoo kvalitetssäkrar artikelinformationen igen. Om du behöver rätta artikelinformationen så börja med det. Publicera sedan den uppdaterade artikelinformationen och välj ”Korrigering” som Dokumentfunktion (T0153). Gå till Validoo och beställ en ny kvalitetssäkring (en sk om-order) så att Validoo kvalitetssäkrar artikelinformationen igen. När ny artikelinformation och/eller varuprov har kommit till Validoo hamnar det i kösystemet igen och du får ett resultat inom fem arbetsdagar.

Generellt gäller att om-order måste läggas inom fyra veckor. Om det underkända resultatet berör streckkod, vikt eller mått bör dock om-order läggas inom 14 dagar så att varuprovet ska finnas kvar. Om du vill lägga en om-order senare lägger du istället en ny order och skickar ett nytt varuprov att kvalitetssäkra mot.
Om du har fått underkänt enbart p.g.a. streckkod och behöver skicka in en ny streckkod går det bra att skicka en tom förpackning, kartong el. dyl. med streckkoden på.

Du som har lagt ordern får en notifiering via e-post när kvalitetssäkringen är klar. Du loggar in i Validoo och ser dina resultat under fliken ”Produkthierarki”. Klicka på resultatet för att se detaljerad lista över alla parametrar som har kvalitetssäkrats.

Efter ett godkänt resultat kommer eventuellt fysiskt varuprov att destrueras, skänkas till välgörenhet eller returneras beroende på ditt val i orderläggningen. Vid ett icke-godkänt kvalitetssäkringsresultat sparas varuprovet i 14 dagar om felet berör streckkod, mått eller vikt.

Om du vill ha dina fysiska varuprov i retur behöver du skicka med en retursedel med förbetald retur via Posten företagspaket eller annan transport- eller budfirma. Kyl- och frysvaror returneras ej.

Din köpare behöver få information om nya produkter tidigt i lanseringsprocessen för att påbörja det interna arbetet. Kvalitetssäkringen är en del i deras utvärdering om produkten ska tas med i sortimentet eller inte.

Normalt behöver köpare den kvalitetssäkrade artikelinformationen senast tio veckor innan produkten ska lanseras, men det kan skilja sig beroende på köpare och sortiment. Titta i ECR tidsfönster eller kontakta din köpare och fråga.

Validoo har ett kösystem där vi tillämpar först in, först ut. Det betyder att när ett varuprov har matchats mot rätt artikelinformation och är klart att kvalitetssäkras, hanteras det i tidsordning.

Från att varuprovet och artikelinformation har kommit till Validoo kan det ta upp till fem arbetsdagar innan du får ett kvalitetssäkringsresultat.

Validoo kvalitetssäkrar ifylld artikelinformation mot ett varuprov (fysiskt eller digitalt) enligt en uppsättning kvalitetssäkringsregler, som har tagits fram med hjälp av Validoos referensgrupper. Reglerna baseras på GS1:s standarder och regelverk. Många parametrar, exempelvis ingrediensförteckning, kvalitetssäkras utifrån 1:1-principen dvs att det ifyllda värdet ska överensstämma exakt med det som finns angivet på varuprovet. För andra termer kan det finnas en regel av typen ”om det finns x angivet på förpackningen ska också x vara ifyllt i artikelinformationen”.
Validoo kan således hjälpa dig att se till att allt som ska vara ifyllt i artikelinformationen verkligen är det, samt att det är ifyllt korrekt. Validoo mäter och väger också fysiska varuprov för att säkerställa att det ifyllda värdet överensstämmer med varuprovet inom en viss tolerans. Läs i Kvalitetssäkringsregler för att se exakt vilka parametrar som kvalitetssäkras och hur det går till.

Det är viktigt att produkterna kommer till Validoo i fint skick. Om en etikett har blivit skadad i transporten och streckkoden inte kan avläsas så kommer kvalitetssäkringen inte bli godkänd. Om produkten har blivit mosad kommer måtten i artikelinformationen kanske inte stämma. Packa därför in dina varuprover ordentligt.

För att Validoo ska kunna para ihop artikelinformation med ett varuprov är det viktigt att följesedeln som du får i orderläggningen skrivs ut och skickas med varuprovet.

Tänk också på att:

• Om du packar ditt varuprov i någon form av transportemballage så tänk på att märka det yttersta emballaget med ditt företagsnamn och GLN (som står på följesedeln)
• Om något av varuproven som ska kvalitetssäkras (ytterförpackning och/eller konsumentförpackning) saknar streckkod så behöver du märka dem med det GTIN som är angivet i artikelinformationen
• Om varuprovet saknar följesedel, eller om följesedeln inte stämmer överens med varuprovet, kan det ta längre tid innan kvalitetssäkringen kan påbörjas. Skicka varuprovet med leverans fram till porten hos Validoo, till exempel med företagspaket eller bud. Validoo har inte möjlighet att hämta ut paket på ett utlämningsställe.
• Kyl- och frysvaror bör transporteras med kyld transport om det finns risk att mått/vikt ändras under transporten, eller att förpackningen på annat sätt förstörs. Validoo kan tyvärr inte returnera kyl- och frysvaror eftersom kvalitetssäkringen utförs i rumstemperatur och vi inte heller i övrigt kan garantera obruten kylkedja.

Om du bara ska kvalitetssäkra livsmedelsinformation så blir varuprovstyp automatiskt alltid ”Tryckoriginal, elektroniskt”. Detta innebär att du laddar en eller flera filer i nästa steg i orderläggningen, och dessa används för att kvalitetssäkra den ifyllda informationen mot. En livsmedelsbilaga blir alltid kvalitetssäkrad som ett ”produktionsprov”. Det går endast att ladda upp filer som är i pdf-format.
Om du har tillgång till ett tryckoriginal eller ”artwork” på etiketter eller förpackningsmaterial kan du ladda upp dessa. Annars går det bra att fotografera av etiketten eller förpackningen. Eftersom filerna används för att kvalitetssäkra all livsmedelsinformation (som ingredienser, näringsvärden m.m.) så det är viktigt att du skickar med bilder som återger alla sidor på produkten som har märkning på sig.

Vid kvalitetssäkring av artikelinformation kan du välja mellan fyra olika varuprovstyper:

1. Produktionsprov

Alternativet för dig som har ett färdigt varuprov, till exempel om du ska kvalitetssäkra artikelinformation för en produkt som redan säljs på svenska marknaden.

Varuprovet ska ha verkliga etiketter och förpackningsmaterial, samt i övrigt vara i det skick som det är vid leverans till dina kunder. Inga lösa etiketter eller utskrivna tryckoriginal ska skickas med ett produktionsprov, då räknas varuprovet som en prototyp. För produktionsprov ska ett fysiskt komplett kolli skickas till Q-lab. Om du exempelvis har lagt order på en transportkartong så ska alla inneliggande förpackningar finnas med (så att Validoo Q-lab kan kvalitetssäkra bruttovikten som angivits i artikelinformationen mot kartongens vikt). Det finns ett undantag om kvalitetssäkringen gäller en SRS-back, då behöver bara en SRS-etikett skickas till Validoo Q-lab (samt eventuellt en konsumentförpackning om den också ska kvalitetssäkras).

Om du ska skicka in en läkemedelsklassad produkt så ska du alltid skicka in tomma förpackningar eftersom Validoo Q-lab inte kan ta emot eller hantera läkemedel. Tänk dock på att transportkartongen ändå ska vara fylld med rätt antal förpackningar och att förpackningarna i övrigt ska vara fysiskt kompletta, förutom att inte innehålla läkemedlet.

Om du inte har tillgång till ett färdigt produktionsprov kan du välja att förhandsgranska produktinformationen genom att använda någon av varuprovstyperna Variantgrundande artikel, Befintlig identisk artikel eller Prototyp, som beskrivs nedan. Att förhandsgranska information innebär att Validoo Q-lab endast kvalitetssäkrar en begränsad mängd artikelinformation. Det är viktigt att du kommer överens med dina köpare om en förhandsgranskning ska göras.

2. Variantgrundande artikel

Detta alternativ kan du välja om du inte har något färdigt varuprov men du har tidigare kvalitetssäkrat artikelinformationen för en liknande produkt (t.ex. en annan smak). Din nya produkt måste ha samma bruttovikt, förpackningstyp och mått som den artikel som du hänvisar till (”variantgrundar” mot). Den artikeln måste också ha ett godkänt kvalitetssäkringsresultat med varuprovstyp produktionsprov, som är från 13:e maj 2016 eller senare.
För varuprovstypen variantgrundande artikel måste du ange GTIN (GS1-artikelnummer) för artikeln du vill hänvisa till i artikelinformationen (term T3793 och T3794). Du lägger sen ordern i MyValidoo och laddar upp ett elektroniskt tryckoriginal (el. dyl.) för den nya artikeln.

3. Prototyp

Om du behöver få artikelinformationen kvalitetssäkrad och inte har någon av ovanstående varuprovstyper kan du välja Prototyp. En prototyp är ett fysiskt varuprov som är snarlikt den produkt som senare kommer att lanseras. Till exempel kanske du har en tom konsumentförpackning utan etikett eller inte har tillgång till rätt ytterförpackning ännu. Produktens tryckoriginal ska skrivas ut och skickas med. Förpackningar behöver också märkas med de GTIN (GS1-artikelnummer) som de ska föreställa.

Det är du och din köpare som kommer överens om vilka nivåer i din artikelhierarki som behöver kvalitetssäkras. Validoo kvalitetssäkrar de nivåer som du lägger order på, dock aldrig varuprov som väger mer än 15 kg, och därmed inte pallar. Livsmedelsinformationen kan inte heller kvalitetssäkras för produkter som saknar märkning på svenska.
Generellt är det bra att kvalitetssäkra den beställningsbara nivån i artikelhierarkin och alla nivåer därunder. Exempel: du levererar kartonger med saft till dina köpare, och varje kartong innehåller ett antal tre-pack med saft. För fullständig kvalitetssäkring av artikelinformationen behöver du lägga order på kartongen (förutsatt att den inte väger över 15 kg), tre-packet och konsumentförpackningen. Eftersom saften är ett livsmedel bör du också beställa kvalitetssäkring av livsmedelsinformationen.

Du kan välja att lägga en order för ”Artikelinformation”, ”Livsmedelsinformation” eller både ”Artikelinformation och Livsmedelsinformation”. Vid kvalitetssäkring av artikelinformation kontrolleras att ifylld information om bl.a. mått, vikt, streckkod m.m. stämmer med ett varuprov. När livsmedelsinformation kvalitetssäkras så kontrolleras bl.a. att ingrediensförteckning, näringsvärden och allergener fyllts i korrekt i informationen.
Om du inte ska kvalitetssäkra ett livsmedel så väljer du bara ”Artikelinformation”. Om du däremot har ett livsmedel som ska kvalitetssäkras kan du välja att lägga din order antingen på ”Artikelinformation och Livsmedelsinformation” på samma gång, alternativ göra bara det ena (exempelvis välj endast ”Artikelinformation” om du redan har kvalitetssäkrat Livsmedelsinformationen vid ett tidigare tillfälle).

1. För att beställa kvalitetssäkring behöver du leverantörsavtalet Validoo Supplier
2. Innan du beställer måste du ha skickat artikelinformation genom Validoo i systemet som du valt för att fylla i informationen.
3. Logga in i Validoo och klicka på ”Beställ kvalitetssäkring” högst upp på sidan. Följ sedan instruktionerna och bekräfta din order.