Kvalitetssäkra produktinformation manuellt

Här finns den information du behöver när du ska kvalitetssäkra produktinformation med Validoo Q-lab.

  • Så går det till
    1. Skicka information till Validoo Q-lab. GLN till Validoo Q-lab är 7300029128734
    2. Lägg en order och välj varuprovstyp för att kvalitetssäkra information i MyValidoo
    3. Skriv ut följesedeln
    4. Skicka varuprov och följesedel till Validoo Q-lab

    Du får ett e-postmeddelande när den manuella kvalitetssäkringen är klar. Det tar upp till fem arbetsdagar för kvalitetssäkring av en nyhet, enligt ECR-Tidsfönster. För redan listade produkter tar det upp till 20 arbetsdagar innan de är klara.

    Nästa steg beror på om produktinformationen är godkänd eller inte.

    • Godkänt resultat - Skicka produktinformationen till mottagarna
    • Ej godkänt resultat - Skicka korrigerad produktinformation och/eller nytt varuprov till Validoo Q-lab.
  • Lägg order

    Du lägger en order i MyValidoo. Välj att lägga en order för att manuellt kvalitetssäkra antingen:

    • Artikelinformation
    • Livsmedelsinformation
    • Artikelinformation och livsmedelsinformation
  • Kvalitetssäkra produktinformation

    När du ska manuellt kvalitetssäkra produktinformation i Validoo Q-lab behöver du skicka ett varuprov till oss.

    Du kan välja mellan att:

    • Kvalitetssäkra informationen med hjälp av ett produktionsprov
    • Förhandsgranska informationen med hjälp av en prototyp, en variantgrundande artikel eller en befintlig identisk artikel

    Se Välj varuprov för mer detaljerad information om de olika varuprovstyperna.

  • Välj varuprov

    Adam förklarar

    Adam förklarar varuprovstyper i Validoo Q-lab.

    Spela film

    Välj mellan att:

    • Kvalitetssäkra information med hjälp av ett produktionsprov
    • Förhandsgranska information med hjälp av en prototyp, en variantgrundande artikel eller en befintlig identisk artikel

    Vår rekommendation är att välja ett produktionsprov.

    Produktionsprov

    Ett produktionsprov är exakt det varuprov som du kommer att leverera till dina mottagare och därefter till konsument. Det vill säga det färdiga varuprovet.
    För att se vilka parametrar som kvalitetssäkras för produktionsprov, se tabellen på sida 30-33 i kvalitetssäkringsreglerna.

    Digitalt tryckoriginal – Endast för livsmedelsinformation

    Om du endast ska kvalitetssäkra livsmedelsinformationen behöver du inte skicka in ett fysiskt varuprov utan det räcker med ett digitalt tryckoriginal. Ett digitalt tryckoriginal är produktens etikett/dekor/klädsel i dokumentformat. Dokumentet ska vara i PDF-format.

    Förhandsgranska din produktinformation

    En förhandsgranskning kan användas när du inte har tillgång till ditt färdiga produktionsprov. Det är alltid dina mottagare som avgör om informationen ska förhandsgranskas. Att förhandsgranska information innebär att Validoo Q-lab endast kvalitetssäkrar en begränsad mängd information. Därför finns det en risk att den förhandsgranskade informationen inte stämmer överens med den slutgiltiga. Det är viktigt att du alltid stämmer av med dina köpare om en förhandsgranskning ska göras. Vid förhandsgranskning av information bedöms din livsmedelsinformation automatiskt som ett produktionsprov.

    Prototyp - Förhandsgranskning

    En prototyp är ett fysiskt varuprov som är snarlikt den produkt som senare kommer att lanseras. Till exempel kanske du har en tom konsumentförpackning utan etikett eller inte har tillgång till rätt ytterförpackning ännu. Då kan du använda dig av varuprovstypen prototyp. Viktigt för prototyper är att rätt tryckoriginal ska skickas med för konsumentförpackningen samt märka upp ytterförpackningen med rätt GTIN (GS1-artikelnummer).
    För att se vilka parametrar som kvalitetssäkras för prototyp, se tabellen på sida 30-33 i kvalitetssäkringsreglerna.

    Befintlig identisk artikel – Förhandsgranskning

    Befintlig identisk artikel kan användas av exempelvis importörer som ska ta in produkter från en annan marknad och lansera i Sverige, men ännu inte har produkten översatt för den svenska marknaden. Produkten är densamma men har inte någon svensk dekor ännu. Den här varuprovstypen kan även användas om du ska lansera en produkt som är ny för den svenska marknaden men är en redan existerande produkt på en annan marknad. Observera att korrekt tryckoriginal ska skickas med produkten.
    För att se vilka parametrar som kvalitetssäkras för befintlig identisk, se tabellen på sida 30-33 i kvalitetssäkringsreglerna.

    Variantgrundande artikel - Förhandsgranskning

    För variantgrundande artikel behöver du inte skicka in något fysiskt varuprov. Du hänvisar i stället till en tidigare godkänd mätning i Q-lab och bifogar ett elektroniskt tryckoriginal. Du bifogar då elektroniskt tryckoriginal för både konsumentartikel och etikett för ytterförpackning. Variantgrundande artikel används som varuprovstyp när du ska lansera en ny doft eller smak av en produkt som redan är lanserad på den svenska marknaden.

    Observera: själva hänvisningen och val av produkt att hänvisa till görs i artikelinformationen fält, T3793 (GTIN) och T3794 (kodvärde: variantgrundande artikel). Observera att produkten du hänvisar till måste ha ett godkänt resultat i Validoo Q-lab mot produktionsprov efter den 13 maj 2016.

    För att se vilka parametrar som kvalitetssäkras för variantgrundande artikel, se tabellen på sida 30-33 i kvalitetssäkringsreglerna.

  • Märk och skicka varuprov

    Validoo Q-lab tar emot alla konsument- och ytterförpackningar, men inga helpallar eller displayförpackningar. Produkter som väger mer än 15 kg behöver inte skickas till Validoo Q-lab.

    För att Validoo Q-lab ska kunna para hop rätt produktinformation med rätt varuprov måste du:

    • Skicka med följesedeln från beställningen tillsammans med varuprovet
    • Märka varuprovets ytterförpackning med en streckkod som innehåller ytterförpackningen GTIN (GS1-artikelnummer), avsändarens namn och avsändarens GLN (GS1-lokaliseringsnummer)
    • Märka varuprovets konsumentförpackningar med en streckkod som innehåller konsumentförpackningens GTIN (GS1-artikelnummer)

    Om varuprovet saknar följesedel, eller om följesedeln inte stämmer överens med varuprovet, tar det längre tid att kontrollera informationen. Det kan leda till att kvalitetssäkringen blir försenad eller att vi inte lyckas para ihop ditt varuprov med din order.

    Skicka varuprovet med leverans fram till porten hos Validoo Q-lab, till exempel med företagspaket eller bud. Vi har ingen möjlighet att hämta ut paket på ett utlämningsställe.

  • Regler för våra kvalitetssäkringar

    Kvalitetssäkringsreglerna beskriver vilka manuella kontroller som Validoo Q-lab gör, hur de går till, vilka termer som kontrolleras och vilka resultat kvalitetssärkingarna kan ge.

    Validoo Q-labs kvalitetssäkringsregler har tagits fram med hjälp av Validoos referensgrupper. Reglerna baseras på GS1:s standarder och regelverk, bland annat standarden för Artikelinformation och Livsmedelsinformation.

    Ladda ner Kvalitetssäkringsregler för Artikelinformation 3.1.1 (.pdf)

    Ladda ner Kvalitetssäkringsregler för Livsmedelsinformation 3.1.1 (.pdf)

  • När kvalitetssäkringarna är klara

    Det tar upp till fem arbetsdagar innan de manuella kvalitetssäkringarna av en nyhet, enligt ECR-Tidsfönster, har fått ett resultat. För redan listade produkter tar det upp till 20 arbetsdagar innan de är klara

    Du får ett e-postmeddelande kvalitetssäkringen är klar. Resultatet kan vara:

    • OK – Godkänd. Den digitala informationen stämmer överens med varuprovet
    • NOK – Ej godkänd. Den digitala informationen skiljer sig från varuprovet mer än vad toleranserna tillåter. Om en term i informationen är felaktig, räknas hela kontrollen som ej godkänd
    • Varning – En term i den digitala informationen är formellt godkänd men har bedömts som orimlig eller konstig. Leverantören rekommenderas och uppmanas att titta närmare på denna term eller regel

    De mottagare som ditt företag har aviserat produktinformationen till får en statusrapport. Rapporten visar det sammanställda resultatet, men inte resultaten för de enskilda kvalitetssäkringarna.

  • Kvalitetssäkra läkemedel

    Validoo Q-lab har partihandelstillstånd från Läkemedelsverket, vilket betyder att vi kan ta emot och manuellt kvalitetssäkra information för läkemedel.

    Tillståndet tillåter inte att vi returnerar varuprover, utan vi destruerar alla läkemedel efter att vi har kontrollerat dem. Kvalitetssäkringen görs på samma sätt som för övriga produkter.

  • ECR-Tidsfönster

    Inom den svenska dagligvarubranschen används rekommendationen ECR-Tidsfönster vid lansering av nya produkter. Enligt rekommendationen behöver din mottagare sju veckor för att förbereda lanseringen.

    Om kontrollen blir underkänd behövs mer tid för att rätta produktinformationen och upprepa proceduren. Det är alltid ditt ansvar som leverantör att informationen är godkänd i tid, för att din mottagare ska kunna förbereda lanseringen.